Zaświadczenie o niekaralności w Niemczech – jak uzyskać?

Planujesz pracę w Niemczech i ktoś poprosił Cię o zaświadczenie o niekaralności? Z tego tekstu dowiesz się, czym jest niemieckie Führungszeugnis i kto może go żądać. Przeczytasz też, jak krok po kroku uzyskać dokument, nawet gdy mieszkasz poza Niemcami.

Czym jest zaświadczenie o niekaralności w Niemczech?

Niemieckie zaświadczenie o niekaralności, czyli Führungszeugnis, to oficjalny wyciąg z Bundeszentralregister, czyli Federalnego Centralnego Rejestru Karnego. Rejestr ten prowadzi Bundesamt für Justiz, który zbiera informacje o prawomocnych wyrokach sądów karnych w całych Niemczech. Dokument nie opisuje całej historii kontaktów z policją, ale wyłącznie to, czy sąd skazał daną osobę za przestępstwo.

Do rejestru trafiają tylko określone wyroki. Zapisywane są między innymi kary pozbawienia wolności powyżej 3 miesięcy oraz grzywny przekraczające 90 stawek dziennych. Wpis pojawia się też wtedy, gdy skazanie dotyczy przestępstw seksualnych, przemocy lub nadużycia zaufania publicznego. Wykroczenia oraz drobne kary pieniężne poniżej tego progu nie są ujawniane na standardowym zaświadczeniu o niekaralności.

Jakie informacje zawiera Führungszeugnis?

W treści dokumentu znajdziesz podstawowe dane identyfikacyjne, takie jak imię, nazwisko, data urodzenia oraz adres. Najważniejsza część to informacja, czy wobec danej osoby widnieją w rejestrze poważniejsze skazania. W typowej sytuacji zaświadczenie zawiera jedynie krótką adnotację, że osoba nie figuruje jako karana.

Jeśli w rejestrze znajdują się wpisy, dokument wymienia rodzaj przestępstwa, wydający sąd oraz rodzaj kary. Prawnik z Hamburga, Jes Meyer-Lohkamp, wyjaśnia, że kary pieniężne do 90 stawek dziennych i kary pozbawienia wolności krótsze niż 3 miesiące nie pojawiają się na zwykłym zaświadczeniu. Osoba, wobec której orzeczono wyższą karę, będzie już traktowana jako wcześniej karana.

Kiedy wpisy znikają z rejestru?

Wpis w Bundeszentralregister nie pozostaje tam na zawsze. Po pewnym czasie ulega zatarciu i nie jest już widoczny na zaświadczeniu. Okres ten zależy od rodzaju czynu i może wynosić 3, 5 lub 10 lat. Chodzi o to, aby osoba, która popełniła błąd, po latach bez kolejnych wyroków mogła funkcjonować bez piętna starego skazania.

Warunek jest jednak prosty i bardzo rygorystyczny. W czasie biegu tego okresu ta sama osoba nie może zostać ponownie skazana za kolejne przestępstwo. Jeśli pojawi się nowy wyrok, wcześniejsze wpisy nie są usuwane, tylko pozostają w rejestrze aż do chwili przedawnienia najnowszego skazania. W ten sposób niemieckie sądy mają pełny obraz historii karnej danej osoby.

Nie każde potknięcie trafia do zaświadczenia o niekaralności – dokument ujawnia tylko poważniejsze skazania, które mają znaczenie dla pracodawców i urzędów.

Kto i kiedy musi przedstawić Führungszeugnis?

Wiele osób dowiaduje się o istnieniu Führungszeugnis dopiero wtedy, gdy zażąda go pracodawca lub urząd. Dokument może być wymagany zarówno od obywateli Niemiec, jak i od cudzoziemców, w tym Polaków mieszkających lub pracujących w RFN. Niemieckie instytucje coraz częściej sprawdzają karalność, zwłaszcza gdy chodzi o odpowiedzialne stanowiska lub kontakt z osobami wrażliwymi.

Urzędy w Niemczech mogą też korzystać z systemów wymiany informacji, takich jak ECRIS czy współpraca z EUROPOL. W praktyce oznacza to, że obywatel Polski nie ukryje wyroku wydanego w kraju, jeśli niemiecki urząd poprosi o weryfikację danych. Często jednak na początku wystarcza klasyczne zaświadczenie o niekaralności wydane przez Bundesamt für Justiz.

Wymogi urzędów

Niemieckie urzędy korzystają z zaświadczenia o niekaralności w wielu sytuacjach administracyjnych. Dokument może być potrzebny przy ubieganiu się o zezwolenie na pobyt, przy rejestracji działalności gospodarczej lub przy staraniu się o różne koncesje. W niektórych miastach wymagany jest także podczas procedur związanych z pozwoleniami na broń czy licencjami na określone usługi.

Zaświadczenie może być skierowane bezpośrednio do urzędu jako tak zwane Behördliches Führungszeugnis. W takim przypadku dokument trafia pocztą nie do wnioskodawcy, ale wprost do instytucji, która go zażądała. Ułatwia to urzędowi ocenę, czy dana osoba spełnia warunki do prowadzenia działalności lub wykonywania zawodu obwarowanego dodatkowymi wymogami prawnymi.

Wymogi pracodawców

Na rynku pracy w Niemczech zaświadczenie o niekaralności stało się standardem w wielu branżach. Pracodawcy, zwłaszcza w sektorach zaufania publicznego, wolą mieć wszystko „czarno na białym” zamiast opierać się na deklaracjach kandydata. Dokumentu bardzo często wymagają firmy działające w ochronie zdrowia, domach opieki czy placówkach edukacyjnych.

W praktyce Führungszeugnis najczęściej widzi się przy rekrutacji do takich branż jak:

• opieka zdrowotna i opieka domowa nad osobami starszymi,
• szkoły, przedszkola, żłobki i inne formy edukacji,
• logistyka i transport, zwłaszcza dla kierowców zawodowych przewożących wartościowe towary,
• ochrona mienia i osób, a także usługi porządkowe z dostępem do prywatnych mieszkań,
• administracja publiczna oraz stanowiska związane z finansami i majątkiem klientów.

W pracy z dziećmi, młodzieżą i osobami wymagającymi szczególnej opieki pracodawcy zwykle proszą o dokument rozszerzony. Chodzi o to, aby wykluczyć osoby z historią przestępstw na tle seksualnym lub przemocy wobec nieletnich lub osób niesamodzielnych.

W wielu niemieckich firmach brak aktualnego Führungszeugnis po prostu wyklucza z rekrutacji na dane stanowisko.

Jakie są rodzaje zaświadczeń o niekaralności?

Niemieckie prawo przewiduje kilka typów zaświadczeń o niekaralności, dopasowanych do różnych potrzeb. Inny dokument przedstawisz pracodawcy, a inny urządowi prowadzącemu postępowanie administracyjne. Dla obywateli innych państw UE istnieje także europejskie zaświadczenie o niekaralności, które łączy dane z kilku krajów.

Najczęściej spotykane rodzaje dokumentów to zaświadczenie prywatne, rozszerzone oraz urzędowe. Dodatkowo obywatel innego kraju Unii Europejskiej może otrzymać zaświadczenie europejskie, w którym uwzględniane są również dane z rejestru państwa pochodzenia.

Zaświadczenie prywatne

Tak zwane Einfaches Führungszeugnis to podstawowa forma dokumentu. Służy do użytku prywatnego lub do okazania zwykłemu pracodawcy, który nie wymaga wersji rozszerzonej. Taki dokument zawiera informację o poważniejszych skazaniach, ale nie obejmuje danych wrażliwych dotyczących czynów wobec nieletnich, jeśli prawo je wyłącza z tej formy.

Zaświadczenie prywatne otrzymasz do domu pocztą i możesz je kopiować lub przekazywać różnym firmom. Wielu pracodawców, szczególnie w logistyce czy w biurach, poprzestaje właśnie na tej formie. Daje im to wystarczającą pewność, że kandydat nie ma za sobą poważnych konfliktów z prawem.

Zaświadczenie rozszerzone

Erweitertes Führungszeugnis jest przewidziane dla osób, które mają pracować z dziećmi, młodzieżą lub osobami wymagającymi pomocy. Dotyczy to zarówno pracowników etatowych, jak i wolontariuszy czy opiekunów działających „honorowo”. Dokument może być wymagany na przykład przez Jugendamt, domy opieki, ośrodki dla osób z niepełnosprawnościami czy placówki dla nieletnich uchodźców.

W tej formie zaświadczenia ujawniane są także określone czyny na tle seksualnym oraz przestępstwa przeciwko nieletnim. Pracodawcy i urzędy otrzymują dzięki temu szerszy obraz historii karnej kandydata do pracy w szczególnie wrażliwym środowisku. Dane te są objęte wysoką ochroną i nie powinny trafiać dalej niż do instytucji, która ich zażądała.

Zaświadczenie urzędowe i europejskie

Behördliches Führungszeugnis to dokument kierowany bezpośrednio do organu administracji. Znajdują się w nim także informacje o decyzjach urzędów wobec danej osoby, na przykład cofnięcie licencji na działalność gospodarczą lub cofnięcie pozwolenia na broń. W rozszerzonej wersji urzędowej ujęte jest wszystko, co może mieć znaczenie z punktu widzenia prawa karnego.

Dla obywateli innych krajów Unii Europejskiej dostępne jest także europejskie zaświadczenie o niekaralności. Pracodawca lub urząd może zażądać takiego dokumentu, jeśli kandydat pochodzi z innego państwa UE. Wtedy Bundesamt für Justiz łączy dane z niemieckiego rejestru z informacjami o karalności z kraju pochodzenia wnioskodawcy.

Jak uzyskać zaświadczenie o niekaralności w Niemczech?

Wniosek o Führungszeugnis może złożyć każda osoba, która ukończyła 14 lat. Podstawę prawną stanowi § 30 ustawy o Federalnym Centralnym Rejestrze Karnym, czyli Bundeszentralregistergesetz (BZRG). Dokument uzyskasz zarówno na terenie Niemiec, jak i mieszkając już za granicą, na przykład w Polsce.

Na terenie Niemiec procedura jest stosunkowo prosta. Aby uzyskać standardowe zaświadczenie o niekaralności krok po kroku, zwykle trzeba wykonać następujące czynności:

1. Posiadać ważny meldunek w Niemczech, czyli adres Anmeldung.
2. Przygotować ważny dowód osobisty lub paszport do wglądu urzędnika.
3. Udać się do lokalnego urzędu meldunkowego Bürgeramt w miejscu zamieszkania.
4. Wypełnić formularz wniosku, zaznaczając rodzaj dokumentu, na przykład prywatny, rozszerzony lub urzędowy.
5. Uiścić opłatę, która standardowo wynosi około 13 euro.
6. Oczekiwać na dostarczenie dokumentu pocztą, ponieważ nie jest on wydawany od ręki.

Osoby, które nie mają obowiązku meldunkowego albo nie dysponują stałym adresem, mogą złożyć wniosek w urzędzie właściwym dla miejsca, w którym zazwyczaj przebywają. Istnieje też możliwość złożenia wniosku elektronicznie przez portal Bundesamt für Justiz, ale wymaga to posiadania niemieckiego dowodu osobistego z funkcją elektroniczną lub elektronicznego zezwolenia na pobyt oraz czytnika.

Wniosek z zagranicy

Wiele osób potrzebuje zaświadczenia o niekaralności dopiero po powrocie do Polski lub przeprowadzce do innego kraju. W takiej sytuacji nie trzeba specjalnie jechać do Niemiec. Wniosek można wysłać pocztą do Bundesamt für Justiz lub złożyć go online, jeśli posiada się wymagany podpis elektroniczny. Formularze dostępne są w języku niemieckim, angielskim i francuskim.

W Polsce pomoc oferują niemieckie przedstawicielstwa dyplomatyczne. Ambasada i konsulaty mogą odpłatnie potwierdzić podpis na wniosku przedłożonym przez wnioskodawcę. Po poświadczeniu podpisu dokument wraca do Ciebie, abyś mógł samodzielnie wysłać go do urzędu w Niemczech. Dzięki temu Federalny Urząd Sprawiedliwości ma pewność, że to Ty faktycznie składasz wniosek.

Jeśli składasz wniosek z zagranicy, przyda się lista najważniejszych elementów, o które trzeba zadbać w dokumentach wysyłanych pocztą:

• prawidłowo wypełniony formularz wniosku o Führungszeugnis,
• kopię ważnego dokumentu tożsamości potwierdzoną przez właściwy urząd lub konsulat,
• dowód uiszczenia opłaty na rachunek Bundesamt für Justiz,
• dokładny adres korespondencyjny wraz z krajem, do którego ma trafić przesyłka,
• ewentualną informację, że dokument ma zostać wysłany bezpośrednio do konkretnej instytucji.

Coraz większe znaczenie ma też europejskie zaświadczenie o niekaralności. Obywatel innego państwa UE, na przykład Polski, może poprosić o taką formę dokumentu, jeśli wymaga tego pracodawca lub urząd. Wtedy niemiecki organ uwzględnia także informacje o karalności z kraju pochodzenia, otrzymane drogą urzędową.

W typowych przypadkach zaświadczenie o niekaralności w Niemczech przychodzi listem w ciągu 1–2 tygodni, choć przy bardziej skomplikowanych sprawach termin może wydłużyć się do 3–4 tygodni.

Ile czeka się na zaświadczenie i jak długo jest ważne?

Czas oczekiwania na Führungszeugnis zależy od obciążenia urzędu i rodzaju dokumentu. Standardowo jest ono wysyłane w ciągu około 1–2 tygodni od złożenia kompletnego wniosku i zaksięgowania opłaty. Przy większej liczbie wniosków, okresach świątecznych lub przy wersji rozszerzonej czas ten może wydłużyć się do 3–4 tygodni.

Dokument trafia zwykle na adres wskazany przez wnioskodawcę. W przypadku zaświadczeń urzędowych może zostać skierowany bezpośrednio do instytucji, która go zażądała, co przyspiesza prowadzone postępowanie. Warto dopytać zlecającego, czy akceptuje skan, czy wymaga wyłącznie oryginału dostarczonego w zamkniętej kopercie.

Niemieckie przepisy nie określają sztywno, jak długo zaświadczenie o niekaralności zachowuje ważność. W praktyce to pracodawcy i urzędy ustalają własne wymogi. Najczęściej spotyka się żądanie dokumentu, który nie jest starszy niż 3 miesiące, ponieważ wtedy odzwierciedla on aktualną sytuację prawną danej osoby.

Inną kwestią jest czas, przez jaki samo skazanie pozostaje widoczne w rejestrze. Jak już wspomniano, w zależności od kwalifikacji czynu karalnego wpis może ulec przedawnieniu po 3, 5 lub 10 latach, pod warunkiem że w tym czasie nie dojdzie do kolejnego wyroku. Dopiero wtedy kolejne zaświadczenia o niekaralności będą znów „czyste”. Dokument, który otrzymasz, zawsze przychodzi przesyłką pocztową z Niemiec i nie jest wysyłany zwykłym mailem.